Leda på distans på Integrationsbolaget

Vi befinner oss mitt i en rådande pandemi och det påverkar oss alla på olika sätt. I vår bransch har vi möjligheten att arbeta på distans för att minska smittspridningen. Det medför nya arbetsformer och utmaningar i vårt dagliga arbete, när vårt sätt att kommunicera och samarbeta förändras, och vi inte längre kan arbeta på det sätt v är vana vid.

Vad ställer det för nya utmaningar hos ledarrollen?
Hur påverkas man som medarbetare av att inte längre ha en arbetsplats att mötas och arbeta på tillsammans med sina kollegor?

Nedan har vi samlat tankar från HR-chef Therése, konsultchef Micke och utvecklaren Ulf om hur de ser på den rådande arbetssituationen kopplat till just ledarskap.

Vad har HR- avdelningen gjort för åtgärder för att säkerställa alla anställdas fortsatta välmående?

”Pandemin har såklart utmanat även oss och vi har haft ett år där vi verkligen behövt vara kreativa för att säkerställa personalens välmående och trivsel. Åtgärder som vi införde redan i våras var:

  • Säkerställa att personalen har en god arbetsmiljö på sitt hemmakontor. Vi erbjöd exempelvis hemkörning av arbetsverktyg från kontoret.
  • Digitala fikastunder och ”PW-stugan”. Gemenskap tycker våra medarbetare är otroligt viktigt, så vi fick ta fram alternativ till klassiska fikastunder i köket, lunchträningar eller AW’s. PW-stugan är en medarbetardriven aktivitet som syftar till att en gång i veckan bjuda in till en rejäl eftermiddagspromenad.
  • Pulsundersökningar. Vi genomför månatliga medarbetarundersökningar där vi kan se trender på hur personalen mår (fysiskt och psykosocialt), hur de sociala kontakterna med kollegor/chef/kund upplevs och hur väl man upplever att vi som arbetsgivare tar ansvar i pandemin och agerar klokt.
  • Förbättrad intern kommunikation. När man inte träffas fysiskt är det extra viktigt att säkerställa att information når ut till alla. I en av våra pulsundersökningar frågade vi därför hur personalen upplevde våra informationskanaler och vad som kunde förbättras.

Min bild är att vi lärt oss en hel del under året och även om vi fortfarande anpassar oss till ett ”härda-ut-läge” p.g.a. en andra våg, så finns det mycket lärdomar vi kan ta med oss framöver i vår fortsatta utveckling som arbetsgivare.”
Therése Watz, HR-chef

Så vad tycker vår konsultchef Micke i Örebro har varit utmanande under året kopplat till att ”leda på distans”?

”Den största utmaningen för mig som chef är att lyckas behålla lyhördheten för medarbetarnas olika behov. Varje individ har samma, eller t.o.m. ännu större behov av att känna att man kan påverka sin situation och vardag när den dagliga dialogen med sin närmsta chef och sina närmsta arbetskamrater inte sker lika spontant som tidigare.

Hur får du tillräckligt med tid för dina medarbetare?

”En chef och ledare har nog aldrig tillräckligt med tid för sina medarbetare eftersom det inte finns en övre gräns i hur engagerande, entusiasmerande och inspirerande en ledare kan vara, så det är en rejäl utmaning. Det är viktigt oavsett distansarbete eller inte, att lära känna sina medarbetare och deras individuella behov. Vissa medarbetare föredrar att ha ganska lite kontakt med sin närmsta chef, medan andra har ett stort behov som konstant behöver vattnas. Att kontinuerligt göra den individuella behovsanalysen för att prioritera rätt medarbetare och adressera rätt frågeställningar och utmaningar vid varje givet tillfälle är en stor del av lösningen. Det viktigaste av allt är att som chef förstå att det är mitt ansvar att hantera, balansera och tillgängliggöra mig för medarbetaren, inte tvärtom.”

Ulf jobbar som utvecklare och är inne på samma spår som Micke och Therése om vad som är utmanade med att jobba på distans.

Det är några saker som sticker ut. Främst så är det svårt att hålla samman sociala kontakter eftersom man inte får den lilla stunden vid kaffebryggaren, eller t.ex. vid lunchen. Det är svårt att ersätta. Virtuella fikastunder fungerar bra till en viss mån men det blir ju inte riktigt samma sak.

Den andra har mer med att arbeta tillsammans, till viss mån fungerar detta bättre tycker jag eftersom det finns funktioner som t.ex. Visual Studio Live Share som fungerar ganska bra. Så det fungerar så länge det är något som finns i den miljön.”

Hur ser du att ledarskap behöver anpassas för distansarbete, för att du som medarbetare ska känna att du får det du behöver från din chef?

”Det är en svår fråga, kanske det kan vara något som skulle kunna bli bättre av lite optimering för distansarbete. Just nu har jag inget direkt förslag för detta, men jag tänker att min chef bör finnas tillgänglig som vanligt om jag behöver något.”

Både Micke och Ulf ser dock att det även finns även positiva effekter av distansarbete.

Ulf menar att förändringen till mer digitala lösningar i många fall pushas på, då dessa nu måste finnas för att samarbete ska kunna fungera bra. Det finns många lösningar som antingen redan funnits på marknaden ett tag eller precis var på väg att lanseras, som nu mer och mer blir en naturlig del när de flesta jobbar på distans. Utöver det så får han även en större känsla av att allt inte måste vara ett möte. Ibland kan det räcka med ett email istället, så det kan spara tid som istället kan läggas på annat.

Micke håller med;

”Vi har tränat oss ordentligt i år på att ha digitala möten och därmed normaliserat vad som tidigare ansågs vara ett mindre kvalitativt och värdeskapande sätt att mötas, det kommer vi i ha mycket nytta av i framtiden när det kommer till att samarbeta över geografiska avstånd.

Efter det här året har vi också en bra värdemätare på att arbete hemifrån varken sänker kvalité eller kvantitet i vårt arbete och våra leveranser. Det är en fråga som ofta vägts och diskuterats i IT-branschen, förhoppningsvis har vi nu tillräckliga bevis för att anse diskussionen avgjord.”

Slutligen, några sista tips för ett närvarande ledarskap på distans?

  • Tillgänglighet
  • Prioritera din tid
  • Lär känna dina medarbetare

”Se till att känna dina medarbetare så bra det går för att förstå varje individs behov och deras arbetssituation. Prioritera din tid efter bästa förmåga för att vara tillgänglig så mycket det går, tydliggör för medarbetarna att du är kontaktbar och använd tid till att hålla kontakt med dina medarbetare i den mängd din magkänsla säger är rätt nivå. Tydliggöra också att du vill bli kontaktad och skulle du råka bli kontaktad på distans när du är upptagen med annat, släpp då det du höll på med och prioritera alltid din medarbetare. ”

Mikael Alvmyr, Konsultchef

Ledarskap är bara en del som blir påverkat och behöver nya tankemönster för att fungera väl när man får ändra från ett kontorsbaserat företag till att alla medarbetare sitter på distans. En annan viktig del som kräver extra kreativitet för att få till på ett bra sätt är Gemenskap. Det ska vi fortsätta att dela med oss av våra tankar kring i en ny bloggpost innan jul – håll utkik!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *